Regolamento aula di studio e mediateca

Regolamento della sala di studio e della sala mediateca

Per una migliore conservazione del patrimonio documentario, considerato dalla legge bene demaniale, si chiede l’attiva collaborazione degli utenti.

L’accesso alla sala di studio è libero e gratuito.

L’Archivio si rende disponibile a concordare con i singoli docenti universitari ricerche mirate opportunamente seguite da un docente della materia.

Gli utenti potranno introdurre in sala di studio esclusivamente matite, fogli sciolti di formato non superiore ad A4, computer portatili privi di custodia.

Gli utenti non potranno assolutamente:

  • introdurre in sala studio borse, cartelle, cartellette, quaderni, contenitori e custodie di qualsiasi genere, che dovranno invece essere collocati negli appositi armadi esterni con indumenti e altri effetti personali;
  • introdurre in sala studio penne, pennarelli, materiali coloranti, cibi, bevande e qualsiasi genere di oggetti e sostanze atte a danneggiare i documenti;
  • scompaginare l’ordine dei documenti e dei fascicoli, in qualsiasi stato si trovino;
  • utilizzare qualsiasi tipo di materiale atto ad alterare i documenti nonché sottolinearli anche a matita o scrivere sul materiale consultato;
  • alterare, piegare e danneggiare in qualsiasi modo i supporti dei documenti;
  • eseguire calchi e lucidi dei documenti;
  • danneggiare o rimuovere contenitori, sigilli, nastri e legature di qualsiasi genere;
  • inserire fra i documenti segnalibri diversi da quelli forniti dal personale in sala per segnalare temporaneamente i documenti da riprodurre in copia fotostatica o fotografica;
  • effettuare riproduzioni dei documenti senza la preventiva autorizzazione del funzionario di sala;
  • smembrare su più tavoli la documentazione inclusa nelle cartelle;
  • usare microfoni o dispositivi utilizzabili per qualsiasi tipo di registrazione;
  • arrecare disturbo in sala studio, sala inventari e mediateca;
  • usare i telefoni cellulari per fare o ricevere telefonate in sala studio, sala inventari e mediateca;
  • occupare in due o più persone i medesimi tavoli in sala studio, salvo autorizzazione del funzionario di sala;
  • consultare o riprodurre documenti di cartelle richieste da altri utenti.

Gli utenti dovranno:

  • segnalare al funzionario di sala eventuali problemi di ordinamento riscontrati nelle cartelle;
  • comunicare tempestivamente al funzionario di sala il riscontro di eventuali lacune di documenti segnalati negli inventari o in altri corredi;
  • rimuovere i segnalibri inseriti fra i documenti per segnalare i documenti da riprodurre in copia fotostatica o fotografica una volta effettuata la riproduzione.

Gli studiosi sono tenuti a rispettare il Codice di deontologia e di buona condotta per i trattamenti di dati personali per scopi storici (G. U. n. 80 del 5 aprile 2001), di cui una copia è consultabile al bancone accettazione o sul sito del  Garante per la protezione dei dati personali.

L’utente che utilizza materiale dell’Archivio di Stato per pubblicazioni è tenuto a consegnarne tre copie all’Archivio (una copia per le tesi di laurea).

1. Domanda annuale di accesso

Per usufruire dei servizi dell’Istituto l’utente deve:

  • compilare la domanda di accesso su apposito modulo, presentarla con allegata fotocopia di un proprio documento di identità (carta di identità, passaporto o patente) al personale all’esterno della sala per la verifica del documento di identità originale e il rilascio della tessera valida per l’anno in corso;
  • consegnare la domanda di accesso al funzionario di sala;
  • aggiornare la domanda nel caso intervengano variazioni rispetto a quanto dichiarato in precedenza nella stessa.

2. Accesso in sala di studio

L’utente deve:

  • apporre giornalmente la propria firma leggibile sul registro presenze;
  • depositare negli armadi esterni borse, ombrelli, cappotti, cartelle e custodie dei computer, evitando di portare in Istituto bagagli particolarmente voluminosi;
  • in caso di eventuale momentanea uscita dall’istituto segnalarlo al personale incaricato, consegnando la chiave dell’armadio occupato;
  • rispettare gli orari di apertura e chiusura;
  • se i tavoli numerati sono tutti occupati non è consentito l’ingresso in sala di studio, ma solo in sala inventari.

3. Inventari e altri strumenti di ricerca

  • per ogni necessità di consulenza l’utente deve rivolgersi ai funzionari della sala di studio;
  • gli inventari e gli altri strumenti di ricerca si consultano esclusivamente presso la sala inventari;
  • gli inventari delle serie microfilmate sono reperibili anche presso la mediateca;
  • gli inventari delle serie documentarie digitalizzate sono disponibili anche sulle postazioni della mediateca destinate alla consultazione dell’archivio digitale;
  • descrizioni dei fondi archivistici conservati sono disponibili anche sul sito Internet dell'Istituto e sul sito Lombardia beni Culturali.

4. Consultazione del materiale in sala di studio

  • L’utente può consultare un solo pezzo per volta. Per la consultazione simultanea di pezzi complementari (ad es. rubriche e atti notarili) occorre l’assenso del funzionario della sala di studio;
  • la richiesta si effettua compilando per ciascun pezzo l’apposita scheda;
  • ricevuto l’avviso di consegna, l’utente deve ritirare il materiale archivistico richiesto dall’apposito armadio all’esterno della sala di studio per procedere alla consultazione o per riporlo negli armadi di deposito all’esterno della sala;
  • sono soggette a registrazione le richieste dei seguenti fondi: Bolle e brevi, Cimeli, Diplomi e dispacci sovrani, Museo diplomatico, Pergamene per fondi, Autografi, Frammenti dei registri ducali, Galletti autografi, Carteggio Rosini, Sigilli; i pezzi di questi fondi verranno consegnati dopo la firma del richiedente sull’apposito registro presso il funzionario di sala;
  • i pezzi dei fondi Bolle e brevi, Cimeli, Diplomi e dispacci sovrani, Museo diplomatico, Sigilli, si consegnano in sala inventari;
  • non possono essere evase le richieste di pezzi già in consultazione o giacenti presso gli uffici di fotoriproduzione. Solo l’utente che ha chiesto le riproduzioni può riottenere in consultazione i pezzi già riprodotti ancora giacenti presso l’Ufficio fotoriproduzioni, presentando regolare richiesta in sala di studio.

5. Consultabilità dei documenti

  • I documenti conservati negli Archivi di Stato sono liberamente consultabili ad eccezione di quelli dichiarati di carattere riservato e quelli contenenti dati sensibili (decreto leg. 196/2003 Codice in materia di gestione dei dati personali e decreto leg. 42/2004 Codice dei beni culturali e del paesaggio);
  • si può richiedere, con apposite procedure, l’autorizzazione alla consultazione di tali atti per motivi di studio;
  • registri ed altri volumi molto pesanti o di dimensioni particolarmente grandi possono essere consultati previo accordo e appuntamento;
  • taluni fondi sono consultabili solo su microfilm o su riproduzione digitale. Gli elenchi relativi sono disponibili sia in sala inventari sia in mediateca.

6. Restituzione e deposito del materiale documentario

  • Ogni utente può trattenere in deposito per successive consultazioni un massimo di quattro pezzi per un massimo di sette giorni dalla data della richiesta;
  • è possibile trattenere il materiale in deposito per altri sette giorni compilando nuovamente la scheda di richiesta con scritto ben chiaro “rinnovo”. La richiesta di rinnovo non viene conteggiata nel totale dei pezzi richiesti in giornata;
  • i pezzi che si intendono trattenere in deposito vanno collocati negli armadi di deposito all’esterno della sala. I fondi Museo diplomatico, Cimeli, Sigilli, Bolle e brevi, Diplomi e dispacci sovrani sono esclusi dal deposito e quindi vanno restituiti in giornata;
  • a consultazione conclusa i pezzi vanno collocati nell’armadio di restituzione all’esterno della sala di studio (previo avviso al funzionario per i fondi soggetti a registrazione – vedi punto 5).

7. Consultazione dell’archivio digitale e dell’archivio microfilm presso la mediateca

  • L’Istituto dispone di un archivio digitale e di un archivio di riproduzioni su microfilm che l’utenza può consultare presso la mediateca interna. Gli utenti che utilizzano la mediateca devono essere in regola con la domanda annuale d’accesso e compilare l’apposito registro delle presenze e delle richieste di consultazione;
  • le stazioni di consultazione della mediateca possono essere utilizzate esclusivamente per la consultazione dell’archivio digitale;
  • per la consulenza sulle serie riprodotte nell’archivio digitale e nell’archivio microfilm gli utenti dovranno rivolgersi ai funzionari della sala studio;
  • l'archivio microfilm si consulta sui dispositivi lettori;
  • l’archivio digitale si consulta sulle apposite postazioni utilizzando l’applicativo gestionale che consente di ricercare direttamente i documenti, di visualizzarne le immagini e le schede descrittive, di inoltrare le richieste di copie pre-selezionando il formato dei supporti e i parametri di scala delle immagini riprodotte.

8. Fotoriproduzione a cura della sezione riproduzione

  • L’utente può fare domanda di fotoriproduzione esclusivamente per materiale da lui stesso richiesto;
  • la sezione riproduzione fornisce su richiesta fotocopie nei formati A4 e A3 e riproduzioni digitali dei documenti nei formati compatibili con le attrezzature disponibili (limitazioni particolari sono previste per alcuni fondi e alcune tipologie documentarie);
  • è esclusa la fotoriproduzione di materiale deteriorato o deteriorabile;
  • mappe, miniature, materiale rilegato o cucito sono riproducibili solo con mezzi fotografici;
  • l’utente che intende pubblicare riproduzioni di documenti deve presentare l’apposita domanda, pagare gli oneri previsti dalla vigente normativa, ed essere autorizzato dalla Direzione;
  • l’utente che intende ottenere copie dal servizio dell’Istituto inserisce preventivamente in sala studio gli appositi segni di carta nei documenti interessati, senza alterarne l’ordine nel contenitore. Quindi prenota le riproduzioni all’ingresso della sala studio, e presenta la domanda all’ufficio riproduzione;
  • le copie dei documenti delle serie riprodotte nell’archivio digitale si acquistano presso la mediateca;
  • in ogni giornata l’utente può avviare presso l’ufficio riproduzione una pratica per richiesta di fotocopie per un totale di non più di 4 pezzi complessivi. L’utente non può avere in corso presso l’ufficio fotocopie più di una pratica di fotoriproduzione alla volta;
  • le copie possono essere ritirate previa compilazione dell’apposita domanda e pagamento anticipato delle spese riferite al tariffario vigente.

9. Fotoriproduzioni con mezzi propri

  • Gli utenti possono effettuare liberamente riproduzioni di: documenti aventi dimensioni non superiori al formato A2 contenuti nelle unità consultate in sala studio, inventari cartacei presenti in sala inventari, libri e periodici conservati in biblioteca, fotogrammi microfilm visualizzati sui dispositivi lettori. 

  • Le riproduzioni devono essere eseguite con dispositivi che non richiedano il contatto diretto con i supporti riprodotti, l’utilizzo di flash, l’impiego di apparati stativi. 

  • Le riproduzioni con mezzi propri sono eseguibili dagli utenti previo sottoscrizione di una dichiarazione sostitutiva dell’Atto di notorietà, da compilarsi nella singola giornata (Circolare Direzione Generale Archivi n. 33/2017) attestante: la finalità senza o con scopo di lucro della riproduzione, nonché il rispetto delle normative vigenti in materia di codice di deontologia per trattamenti dei dati personali per scopi storici, consultabilità dei documenti archivistici e protezione dei dati personali, diritto d’autore. 

  • L’utente è tenuto a indicare nella dichiarazione la segnatura dei pezzi riprodotti e il numero delle riproduzioni eseguite, dato raccolto per finalità statistica. 

  • L’utente è tenuto a evitare interventi atti a danneggiare gli originali e a scompaginare l’ordine interno delle unità di conservazione (busta, cartella o registro.

  • L’Archivio di Stato di Milano si riserva la facoltà di chiedere una copia delle riproduzioni di documenti effettuate con mezzi propri.

10. Riserve

  • In sala e nelle adiacenze è attivo un impianto di telesorveglianza;
  • il personale di sorveglianza è tenuto, su semplice richiesta, ad eseguire controlli secondo le evenienze, a campione o sistematici;
  • gli studiosi in caso di controllisono tenuti a dare la loro massima collaborazione per facilitare il compito del personale preposto all’incarico;
  • la Direzione si riserva, per il miglior funzionamento dell’Ufficio, di modificare o derogare dalle presenti norme dandone opportuno preavviso.

Per quanto non precisato nel presente regolamento si rinvia alla normativa vigente materia di Archivi di Stato (R.D. 1113 del 1911, D.P.R. 1409 del 1963, D.P.R. 851 del 1975, L. 281 del 1999, D.P.R. 490 del 1999), decreto leg. 196/2003 (Codice in materia di gestione dei dati personali), decreto leg. 42/2004 (Codice dei beni culturali e del paesaggio) e lettera circolare n. 21/2005 - Canoni di concessione e corrispettivi per la riproduzione di beni culturali.